Datenschutzinformationen
Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten (im Folgenden: Daten) und Ihre Datenschutzrechte. Welche Daten wir von Ihnen konkret verarbeiten, ergibt sich aus der jeweiligen Geschäftsbeziehung.
Bitte geben Sie diese Informationen auch Personen weiter, die auf Ihrer Seite im Rahmen des Kontaktes mit uns einbezogen werden wie z. B. Mitarbeiter*innen, Familienmitglieder oder Begünstigte.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist
ownSoft GmbH, Hochstadenstr. 1-3, 50673 Köln
Die Gesellschaft wird vertreten durch die Geschäftsführer Mike Gahn, Kojo Bauer, Christian Bäurle, Markus Bäurle
Die ownSoft GmbH ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführung.
Welche Daten nutzen wir?
Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich direkt bei Ihnen. In der Regel stellen Sie uns diese Daten mit Ihrem Auftrag und im Rahmen der (Anbahnung der) Geschäftsbeziehung bereit. Dabei erfassen wir ausschließlich diejenigen Daten verpflichtend, die für den jeweiligen Vertragszweck notwendig sind. Darüberhinausgehende Angaben sind freiwillig.
Wir erheben und verarbeiten insbesondere:
Kundenstammdaten wie Firma, Anschrift, Vor- und Nachname
Daten zur Rechnungsstellung (abweichende Rechnungsanschrift, Verbrauchsdaten) sowie Bankdaten zur Zahlungsabwicklung
Vertrags- / Leistungsdaten (z. B. Bestellung, abweichende Lieferadresse)
Kommunikationsdaten zur Aufnahme und Aufrechterhaltung einer Vertragsbeziehung auf elektronischen Kommunikationswegen, z. B. E-Mail-Adresse, Telefon-, Mobilfunknummer,
freiwillige Angaben zu speziellen Servicewünschen
Angaben zu Einwilligungen zu Werbung, Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Werbung
Kundenkontaktinformationen: Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie initiiert, entstehen weitere Daten, z. B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis; (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Direktmarketingmaßnahmen.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verarbeiten wir Ihre Daten gemäß der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer gesetzlicher Grundlagen wie z. B. dem Teledienstemediengesetz (TMG) im Bereich der elektronischen Kommunikation für folgende Zwecke:
Für Vertragsschlüsse und der Vertragsdurchführung einschließlich ihrer Betreuung als Kunde (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Dabei richten sich die Zwecke der Datenverarbeitung sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt. Die weiteren Einzelheiten über die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus den jeweiligen maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäfts-/ Nutzungsbedingungen.
Sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, nutzen wir Ihre Daten auch für Vertriebs- und Marketinginformationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, die wir Ihnen über elektronische Kanäle (z. B. E-Mail, Telefon, Fax, SMS, Messenger usw.) zukommen lassen. (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO, § 7 UWG)
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten- oder behördlicher Vorgaben. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, u. a. zur Erfüllung handelsrechtlicher Bestimmungen, steuerrechtlicher Bestimmungen sowie Kontroll- und Meldepflichten, [anzupassen1]. (Art. 6 Abs. 1 c und e DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derer Dritter (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO):
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
zur Information über unsere Produkte und Dienstleistungen (Werbung oder Markt- und Meinungsforschung)
Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
für statistische Auswertungen zur (Marketing-) Maßnahmenentwicklung auf Basis von errechneten Kennzahlen sowie für die Analyse bestehender Vertragsverhältnisse zu deren Aufrechterhaltung Verbesserung oder Beendigung
Wer bekommt personenbezogene Kundendaten?
Die erhebende Stelle entspricht der verantwortlichen Stelle der Datenverarbeitung (s.o.). Sie speichert sämtliche zur Vertragserfüllung und Kundenbetreuung notwendigen Daten in ihren IT-Systemen. Im Rahmen von Kundengewinnungs- und -bindungsaktionen werden Ihre Daten über Handelsvertreter sowie von uns beauftragtes Vertriebspersonal erhoben.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere unserer vertraglichen Pflichten benötigen.
Um unsere vertraglichen Leistungen zu erbringen, bedienen wir uns ausgewählter Dienstleister (Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen der im Folgenden genannten Kategorien, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können und diese für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden.
Eine darüber hinaus gehende Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder erlauben oder Sie eingewilligt haben.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger Ihrer Daten z. B. sein:
Druckdienstleister
Telekommunikationsdienstleister
Abrechnungsdienstleister
Geldinstitute
Inkassodienstleister
Vertrieb und Marketing
Handelsvertreter
Unternehmensberatungen sowie Wirtschafts- und Steuerprüfungsunternehmen
Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Zwecke und unserer Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Welche Datenschutzrechte bestehen?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO soweit dem keine gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen (insbes. nach Art. 15, 17 DS-GVO, §§ 34 und 35 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung der Daten kann jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich unter Angabe Ihrer Geschäftspartnerdaten schriftlich an die verantwortliche Stelle der Datenerhebung (s.o.)
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schließen oder diesen auszuführen.
Die Bereitstellung weiter Daten erfolgt freiwillig.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?
Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen. Dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Der Widerspruch kann formfrei an die verantwortliche Stelle der Datenerhebung (s.o.) erfolgen.